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Geschäftsordnung

Geschäftsordnung der Deutschen Huntington Hilfe e.V. 

1. Aufgaben des Vorstandes 

(1) Der Vorstand verpflichtet sich zur gemeinsamen Verantwortung für die ordnungsgemäße Führung, Weiterentwicklung und Vertretung des Vereins.  

(2) Die Aufgaben werden nach Kompetenzen, Interessen und Kapazitäten unter den Vorstandsmitgliedern verteilt und transparent koordiniert.  

(a) Allgemeine Vereinsverwaltung: 

  • Pflege und Steuerung der allgemeinen Vereinsgeschäfte 

  • Bearbeitung satzungsbezogener Fragen und Anpassungen 

  • Aufsicht über die Geschäftsstelle und deren inhaltliche Arbeit 

 

(b) Externe Vertretung & Vernetzung: 

  • Vertretung des Vereins in Gruppen und Landesverbänden 

  • Repräsentation in nationalen und internationalen Gremien (EHA, IHA) 

  • Pflege der Kontakte zum wissenschaftlichen Beirat 

 

(c) Öffentlichkeitsarbeit & Publikationen: 

  • Redaktionelle Mitarbeit an der Quartalszeitung (Kurier) und anderen interne Publikationen 

  • Strategische Kommunikation des Vereins nach außen 

 

(d) Finanzen & Verwaltung (Schatzmeister): 

  • Buchführung und Verwaltung der Vereinsfinanzen 

  • Einzug der Mitgliedsbeiträge 

  • Erstellung der Jahresbilanz 

  • Planung der Finanzen und Aufstellung des Haushaltsplans 

  • Nachweis der Gemeinnützigkeit gegenüber dem Finanzamt 

 

(e) Mitgliederversammlungen & Gremien: 

  • Organisation und Durchführung der Jahresversammlung 

  • Sitzungsleitung und -moderation interner Gremien 

  • Kommunikation und Leitung von Vorstandssitzungen und Sitzungen von Vorstand und Beirat (VuB) 

 

(f) Personal & Organisation: 

  • Verantwortung für Personalangelegenheiten der Angestellten 

  • Klärung organisatorischer Fragen im laufenden Betrieb 

 

(g) Vertretung und Übergabe: 

  • Sicherstellung der Vertretung bei Abwesenheit einzelner Verantwortlicher 

  • Transparente Übergabe und Dokumentation von Aufgabenbereichen 

(3) Die Vorstandsmitglieder arbeiten kollegial, gegenseitig unterstützend und im Sinne einer verantwortungsbewussten, transparenten Vereinsführung. 

 

2. Beschlüsse 

(1) Beschlüsse des Vorstands und des Beirats, die im Rahmen von Telefon-, Video- oder Internetkonferenzen gefasst werden, sind zeitnah schriftlich zu dokumentieren und mit dem entsprechenden Datum im Protokoll festzuhalten. 

(2) Auch im digitalen Format ist der Vorstand beschlussfähig, sofern die in der Satzung festgelegten Voraussetzungen erfüllt sind. Beschlüsse, die während einer digitalen Sitzung gefasst werden, sind gültig, sofern sie ordnungsgemäß protokolliert und von der Sitzungsleitung sowie einem weiteren Vorstandsmitglied bestätigt werden. 

(3) Das Protokoll kann elektronisch geführt werden und ist den Teilnehmenden spätestens zwei Wochen nach der Sitzung in geeigneter Form zur Kenntnis zu geben. Einwände sind innerhalb von zwei weiteren Wochen schriftlich geltend zu machen. 

 

3. Digitale Vorstandssitzungen, Vorstands- und Beiratssitzungen und Mitgliederversammlungen 

(1) Vorstandssitzungen, Vorstands- und Beiratssitzungen, sowie Mitgliederversammlungen können auch im Wege von Telefon-, Video- oder Internetkonferenzen durchgeführt werden. Für die Einladungen gelten die satzungsgemäß festgelegten Fristen. 

(2) Der Zugang zu digitalen Sitzungen, einschließlich Zugangskontrolle und Identitätsfeststellung der Teilnehmenden, erfolgt über die vom Verein genutzte Plattform unter Beachtung der geltenden datenschutzrechtlichen Bestimmungen. 

(3) Das Stimmrecht jeweiliger Gremienangehörigen oder Mitglieder bleibt unangetastet unabhängig von Format der Sitzungen und Versammlungen.  

(4) Die technische Umsetzung wird den Bedarfen der Veranstaltung angepasst.  

 

4. Online-Aktivitäten der DHH 

Digitale Öffentlichkeitsarbeit und Online-Nutzung 

(1) Die Deutsche Huntington-Hilfe e.V. nutzt digitale Medien und Online-Formate zur Erfüllung ihrer satzungsgemäßen Zwecke. 
(2) Dazu zählen insbesondere: 
     a) Informations- und Beratungsangebote in Form von Webinaren, Videosprech-stunden, digitalen Selbsthilfegruppen 
     b) Öffentlichkeitsarbeit über SocialMedia, Newsletter, Website und andere digitale Kanäle 
     c) Digitale Dokumentation von Vereinsarbeit (z. B. Protokolle, Schulungsunterlagen, Leitfäden) 
(3) Die inhaltliche Verantwortung für diese Aktivitäten trägt ein vom Vorstand benanntes Mitglied, eine beauftragte Person oder Angestellte des Vereins. 
(4) Bei der Durchführung digitaler Angebote sind die jeweils geltenden Datenschutzbestimmungen sowie die ethischen Leitlinien des Vereins zu beachten. 
(5) Der Vorstand kann zur Durchführung und Pflege digitaler Angebote geeignete Personen oder externe Dienstleister beauftragen. 

 

5.  Verteilung der Vorstandsarbeit / Delegation von Aufgaben 

(1) Der Vorstand kann zur Unterstützung seiner Arbeit Beauftragte ernennen und Arbeitsgruppen (AGs) einsetzen. 
(2) Die Beauftragten handeln auf Grundlage einer Aufgabenbeschreibung und berichten regelmäßig an den Vorstand. Sie sind dem Vorstand gegenüber rechenschaftspflichtig.                                                                                                                                  

(3) Die Mitarbeit in Gremien und AGs ist grundsätzlich ehrenamtlich. Auslagen können erstattet werden. 
(4) Der Vorstand kann Aufgaben an externe Fachkräfte oder Dienstleister delegieren, wenn dies zur Entlastung notwendig ist und dem Vereinszweck dient 
(5) Übersteigen die anfallenden Arbeiten das zumutbare Maß ehrenamtlicher Tätigkeit, so kann vom Vorstand, nach Zustimmung durch den Beirat, Personal für die Geschäftsstelle eingestellt werden 
 
  

 

6. Handlungsfähigkeit bei Ausfall von Vorstandsmitgliedern (ergänzend zur Satzung §11 Abs. 4) 

Interne Vertretungsregelungen und Krisenstruktur 

(1) Bei Ausfall eines Vorstandsmitglieds übernimmt ein anderes Vorstandsmitglied kommissarisch die Aufgaben bis zur Neubesetzung. 

 
(2) In besonderen Fällen kann der Vorstand kommissarisch eine geeignete Person aus dem erweiterten Kreis aktiver Mitglieder oder Beiräte mit Teilaufgaben betrauen. 

 
(3) Bei Rücktritt von mehr als der Hälfte der Vorstandsmitglieder ist binnen acht Wochen eine außerordentliche Mitgliederversammlung einzuberufen. 

 
(4) Der Vorstand kann zur Vorbereitung auf solche Fälle ein Notfallteam (z. B. bestehend aus Beiratsmitgliedern) benennen, das kommissarisch bei der Sicherung der Vereinsarbeit unterstützt. 

 

7. Anträge  

(1) Anträge an den Verein Anträge auf finanzielle Zuwendungen für Sachmittel und Projekte bedürfen der Schriftform. Sie werden vom Vorstand oder ab einer Antragshöhe von 2.500 Euro satzungsgemäß in der nächstfolgenden Vorstands- und Beiratssitzung beraten und beschlossen. 

 

(2) Ein Antrag auf finanziellen Zuschuss sollte folgende Punkte enthalten: 

a) Erläuterung und Begründung im Hinblick auf Vereinsinteressen; 

b) Höhe des erforderlichen Zuschusses, evtl. Eigenanteil des Antragstellers. 

 

(3) Beinhaltet ein Antrag wissenschaftliche Fragestellungen, wird dieser zur Begutachtung und Empfehlung an den wissenschaftlichen Beirat weitergeleitet. Danach entscheiden Vorstand und Beirat über den Antrag. 

 

8. Auslagenerstattung 

(1) Auslagen 

Auslagen, die für Tätigkeiten im Auftrag der DHH entstehen, werden gegen Vorlage von Originalbelegen erstattet.  

Eine Aufwandsentschädigung wird nicht bezahlt. 

 

(2) Reisekosten 

(a) Fahrtkosten werden nur in Höhe des kostengünstigsten Angebots der Deutschen Bahn übernommen, außer es besteht eine berechtige Ausnahme, von der der Vorstand vorher zu informieren ist. 

(b) Flugkosten werden nur dann erstattet, wenn ein Flug nachweislich günstiger oder vergleichbar einer Bahnfahrt ist oder wenn die Reisedauer anderenfalls unzumutbar lang wäre. 

(c) Eine BahnCard (2. Klasse) oder ein Deutschlandticket wird erstattet, wenn sie sich innerhalb ihrer Geltungsdauer für den Verein amortisiert hat. Der Nachteil, der entstehen kann, wenn sich die BahnCard nicht amortisiert hat, kann auf Antrag mit einem anteiligen Zuschuss ausgeglichen werden. 

(d) Sofern die Benutzung eines privaten PKWs für Fahrten im Auftrag des Vereins begründet ist, wird eine Kilometerpauschale von 0,35 EUR vergütet. 

 

(3) Abrechnung 

Die Abrechnung von Auslagen muss spätestens 15.12. des laufenden Geschäftsjahres in der Geschäftsstelle vorliegen. Auslagen, die nach dem 15. 12. entstanden sind, können bis zum 15. 12. im folgenden Geschäftsjahr eingereicht werden. 

 

9. Mitgliedschaftsverwaltung  

(1) Zuordnung der Mitglieder zu Landesverbänden  

(a) Nach Zustimmung der Weiterleitung von Neumitgliedern werden die Kontaktdaten an den zuständigen Landesverband weitergeleitet.  

(b) Die Geschäftsstelle informiert proaktiv die betroffenen Landesverbände über Neumitglieder und Ausscheidungen. 

(c) Pflege der Stammdaten obliegt der Geschäftsstelle.  

 

(2) Mitgliedsbeiträge 

(a) Die Erhebung und Höhe der Mitgliedsbeiträge erfolgten gemäß Satzung auf Vorschlag von Vorstand und Beirat durch Beschluss der Mitgliederversammlung. Die aktuellen Beiträge belaufen sich auf:  

(I) Einzelmitgliedschaft für 99 Euro pro Jahr 

(II) Familienmitgliedschaft für 121 Euro pro Jahr  

(III)  Fördermitgliedschaft ab 110 Euro pro Jahr 

  
(b) Mitglieder können auf formlosen Antrag ganz oder teilweise von der Beitragspflicht befreit werden. Der Vorstand entscheidet über solche Anträge. 
(c) Mitglieder, die trotz schriftlicher Mahnung mit Hinweis auf einen drohenden Ausschluss länger als 1 ½ Jahre im Rückstand sind, werden gemäß Satzung ohne weiteres ausgeschlossen 
(d) Für den Ausschluss wegen Beitragsrückstand gilt das Verfahren gemäß Satzung  

 

15.10.2025